El 8 de maig de 2023, Espanya va introduir una reforma significativa amb la “Llei 11/2023, de 8 de maig, de transposició de directives de la Unió Europea en matèria d’accessibilitat de determinats productes i serveis, migració de persones altament qualificades, tributària i digitalització d’actuacions notarials i registrals”. Aquesta normativa suposa un pas important cap a la modernització del dret societari espanyol, alineant-lo amb els estàndards europeus i responent a la necessitat de digitalitzar processos que fins ara requerien una elevada càrrega burocràtica i presència física.
La llei, en el seu esforç per adaptar el marc legal espanyol a les directives europees, facilita la constitució de societats de manera completament telemàtica. Això inclou la possibilitat de crear societats de responsabilitat limitada (SL) utilitzant formularis electrònics estàndard que simplifiquen el procés i asseguren la seguretat jurídica de les operacions. A més, els documents necessaris per a la constitució de la societat, així com altres tràmits legals rellevants, poden ser signats electrònicament, eliminant la necessitat de desplaçaments als registres mercantils o a oficines notarials.
Aquest canvi no només afecta la constitució de societats, sinó que també s’estén a altres actes societaris com la modificació d’estatuts, l’ampliació de capital, o la fusió d’empreses. La digitalització d’aquests processos permet una major agilitat i eficiència, reduint tant els costos associats com el temps necessari per a la seva realització. A més, la llei incorpora mesures de seguretat per garantir la integritat i l’autenticitat dels documents electrònics, així com la identificació correcta de les parts implicades en les operacions. Aquestes mesures són essencials per a mantenir la confiança en els processos digitals i assegurar que la digitalització no compromet la seguretat jurídica, un aspecte crític en la gestió societària.
Implicacions per als sistemes de gestió de les empreses
La implementació de la Llei 11/2023 comporta diverses implicacions per als sistemes de gestió empresarial. En primer lloc, les empreses hauran de modernitzar els seus sistemes de gestió per adaptar-se als nous processos digitals que la llei introdueix. Això inclou la integració de sistemes de signatura electrònica, la digitalització i gestió documental electrònica, així com l’ús de plataformes telemàtiques per a la constitució d’empreses i la realització d’altres tràmits legals.
Aquesta adaptació no només exigeix un canvi tecnològic, sinó també un canvi cultural dins de les organitzacions. Els equips legals, administratius i fins i tot els directius han de familiaritzar-se amb les noves eines i processos, la qual cosa pot requerir formació específica i una actualització de les competències digitals. Les empreses han de garantir que el peu personal està preparat per gestionar aquestes noves eines, ja que la manca de formació adequada podria comprometre l’eficiència i la seguretat dels processos digitals.
La digitalització dels tràmits legals també facilita una reducció significativa de la burocràcia. Les empreses poden realitzar operacions que abans eren complexes i requereixen molt temps de manera ràpida i eficient. Això es tradueix en una millora de l’eficàcia operativa i una reducció dels costos administratius, ja que molts processos que abans requerien la presència física o el maneig de grans quantitats de documentació en paper ara es poden realitzar electrònicament.
No obstant això, aquesta transició cap a la digitalització també planteja nous reptes en matèria de seguretat de la informació. Les empreses han de reforçar les seves polítiques de ciberseguretat per protegir la integritat dels documents electrònics i assegurar que els processos digitals compleixen amb la normativa vigent, especialment en termes de protecció de dades personals. Això inclou la implementació de sistemes robustos que garanteixin la confidencialitat, la integritat i la disponibilitat de la informació, així com la creació de protocols d’actuació en cas de violacions de seguretat.
A més, per a les empreses que operen internacionalment, la llei ofereix la possibilitat de gestionar tràmits societaris des de qualsevol lloc, sense les limitacions geogràfiques o temporals que abans existien. Aquesta flexibilitat pot simplificar la gestió de filials o sucursals a l’estranger, facilitant l’administració de les estructures corporatives multinacionals.
Implicacions per als consells d’administració
Els consells d’administració també es veuen directament afectats per les novetats introduïdes per la Llei 11/2023. Una de les implicacions més significatives és la possibilitat de celebrar reunions del consell de manera telemàtica. Aquest canvi no només ofereix una major flexibilitat en la gestió del consell, sinó que també pot millorar l’eficiència en la presa de decisions, especialment en empreses amb consellers ubicats en diferents localitzacions geogràfiques.
La digitalització permet als consells d’administració celebrar reunions de manera més freqüent, reduint els costos associats als desplaçaments i facilitant la participació de tots els membres. Això és especialment rellevant en un context globalitzat on les empreses sovint compten amb consellers internacionals. No obstant això, aquesta flexibilitat també requereix una adaptació per part dels consellers, que han de familiaritzar-se amb les tecnologies digitals i assegurar que les reunions telemàtiques es desenvolupen de manera ordenada i eficient.
A més, la gestió digital de la documentació corporativa és una altra àrea clau que els consells d’administració han de gestionar adequadament. Les actes de les reunions, els acords adoptats i altres documents rellevants han de ser signats electrònicament i emmagatzemats en formats digitals segurs. Aquesta nova realitat obliga els consellers a assegurar-se que els sistemes utilitzats compleixen amb els estàndards legals i de seguretat establerts. La transició a aquests nous processos ha de ser supervisada acuradament per garantir que es manté la seguretat jurídica i que els nous sistemes digitals no comprometen la integritat de les decisions del consell.
Un altre aspecte a considerar és l’impacte que aquesta digitalització pot tenir en la transparència i el control intern de l’empresa. Els nous processos digitals poden millorar la traçabilitat de les decisions preses pel consell i facilitar una auditoria més eficient de les seves activitats. Això pot contribuir a una millor governança corporativa, millorant la capacitat del consell per supervisar les operacions de l’empresa i gestionar el risc de manera més efectiva.
Finalment, és probable que els consells d’administració hagin de revisar i actualitzar els estatuts socials de l’empresa per assegurar-se que estan alineats amb les noves disposicions legals i les possibilitats que ofereix la digitalització. Això podria incloure la introducció de clàusules específiques sobre la validesa de les reunions telemàtiques, l’ús de signatura electrònica i altres aspectes rellevants per a la gestió digital de l’empresa.
